• Huishoudelijk regelement HSV Gryphons

    Algemene bepalingen: 

    Artikel 1. 

    Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

    Waar in dit huishoudelijk reglement een mannelijk voornaamwoord staat geschreven, kan ook een vrouwelijk voornaamwoord worden gelezen. 

    Rechten en plichten der leden: 

    Artikel 2. 

    Leden van verdienste hebben dezelfde rechten als leden, doch vrij van contributieverplichtingen. Zij hebben adviserend stemrecht. 

    Artikel  3. 

    De leden zijn onderworpen aan de in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement vervatte bepalingen.

    Artikel 4. 

    Alle leden en aspirant leden zoals genoemd in artikel 3, lid a en b in de Statuten, kunnen aangesteld worden voor de volgende werkzaamheden:

    • het scheidsrechter zijn bij wedstrijden;
    • het schoonhouden van kleedkamers en dug-outs;
    • het verzorgen van het veld;
    • het draaien van clubhuisdiensten;
    • het schoonhouden van het clubhuis (keuken, kantine of bestuurskamer);
    • het deelnemen aan activiteiten van de vereniging die als doel hebben het promoten van de vereniging of het vergroten van de verenigingskas, waaronder het assisteren bij toernooien en evenementen.

    Artikel 5. 

    Moedwillige beschadigingen aan eigendommen van de vereniging of door haar in huur genomen, ter leen ontvangen of anderszins in gebruik verkregen goederen of gebouwen, komen voor rekening van de dader. Het bedrag van de schadevergoeding wordt door het bestuur vastgesteld. 

    Artikel 6. 

    Veranderingen in de persoonsgegevens van de leden (huisadres, telefoonnummer, e-mail adres) moeten binnen acht dagen schriftelijk aan de secretaris/ledenadministratie worden medegedeeld.

    Beëindigen van het lidmaatschap: 

    Artikel 7. 

    Indien de opzegging van het lidmaatschap niet geschiedt voor of op 31 oktober van het lopende verenigingsjaar, is men verplicht zijn contributie voor het volgende verenigingsjaar te betalen. Voor het overige gelden de bepalingen, zoals in de Statuten vernoemd. 

    Artikel 8. 

    Wanneer een lid tussentijds bedankt, eindigt het lidmaatschap op de dag waarop zijn/haar kennisgeving de secretaris bereikt. 

    Het bedanken als lid kan alleen van kracht zijn, indien aan de financiële en andere vastgelegde verplichtingen over het lopende verenigingsjaar aan de vereniging is voldaan. 

    Leden, welke tussentijds bedanken, hebben geen recht op gehele of gedeeltelijke terugbetaling van de contributie of andere verplichte bijdragen.

    Rechten en plichten van het bestuur: 

    Artikel 9. 

    De bestuursleden worden door de Algemene Ledenvergadering bedoeld in artikel 10 lid 1 van de statuten, uit de leden gekozen, en hebben, behoudens tussentijds aftreden, telkens voor drie jaar zitting. 

    De volgorde van aftreden is:

    • in even jaren de voorzitter, de penningmeester en een van de bestuursleden; 
    • in oneven jaren de secretaris en een bestuurslid;
    • indien het bestuur uit meer dan vijf leden bestaat, zal het bestuur, behoudens het bepaalde over de voorzitter, secretaris en penningmeester, het rooster van aftreden van de overige bestuursleden vaststellen en bekendmaken.

    Artikel 10. 

    Het bestuur is belast met het uitleggen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, benevens alle andere regels, bepalingen en besluiten van de vereniging.

    Het bestuur heeft het recht dispensatie te verlenen, behalve van die artikelen waarvan de beslissing aan de Algemene Ledenvergadering is overgelaten.

    Het bestuur is verplicht van alle dispensaties mededelingen te doen op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. Verder beslist het bestuur in alle gevallen, waarin door dit reglement niet is voorzien.

    Artikel 11. 

    De voorzitter leidt de vergadering en oefent toezicht uit op het uitvoeren van de taak van de overige bestuursleden. Hij is de woordvoerder van het bestuur, hij kan alle uitgaande stukken van de vereniging, indien hij dat wil, mede ondertekenen.

    Onverminderd het bepaalde bij artikel 8 lid 14 van de Statuten is hij bij voorkomende gelegenheden de vertegenwoordiger van de vereniging.

    Artikel 12. 

    De secretaris houdt in daarvoor bestemde boeken de notulen van alle vergaderingen bij. Zij worden na goedkeuring door de vergadering door hem en door de voorzitter ondertekend. Hij voert de briefwisseling uit naam van en in overleg met het bestuur. Hij ondertekent alle van hem uitgaande stukken en is verplicht hiervan kopie te houden. Hij is belast met het bijhouden van de ledenlijst. In de Algemene Ledenvergadering bedoeld bij artikel 10, lid 1. van de Statuten brengt hij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar. Hij wordt hierin bijgestaan door het ledensecretariaat, waar nieuwe leden geregistreerd worden en vrijwilligersovereenkomsten wordt bijgehouden.

    Artikel 13. 

    De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor het innen van alle aan de vereniging toekomende baten. Hij is voor de onder zijn beheer zijnde gelden persoonlijk aansprakelijk, tenzij hij overmacht kan bewijzen. Hij doet die uitgaven, welke het gevolg zijn van de toepassing van de reglementen en besluiten van de Algemene Ledenvergadering en de bestuursbesluiten. 

    In de Algemene Ledenvergadering bedoeld bij artikel 10, lid 1. van de Statuten brengt hij verslag uit van zijn beheer in het afgelopen verenigingsjaar gevoerd. Gelden welke niet nodig zijn voor het bestrijden van lopende uitgaven, worden door hem belegd overeenkomstig door het bestuur te stellen regels.

    Het kasgeld mag een bedrag van ca. € 500, -- (vijf honderd euro) niet te boven gaan.

    Artikel 14. 

    De overige bestuursleden moeten desverlangd ieder van de eerder genoemde bestuursleden behulpzaam zijn of zonodig vervangen en zijn belast met de taak, hen in onderling overleg van de bestuursleden toebedeeld.

    Artikel 15. 

    Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. 

    Het is belast met de regeling van de dagelijkse zaken en neemt besluiten in spoedeisende gevallen. Van gedane handelingen is het verplicht op de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording af te leggen.

    Artikel 16. 

    De bestuursvergaderingen hebben plaats: 

    • minstens eenmaal per twee maanden;
    • op verzoek van de voorzitter;
    • op verzoek van minstens 3 (drie) bestuursleden.

    Bepalingen ten aanzien van de Algemene Ledenvergadering: 

    Artikel 17. 

    Op de agenda van de Algemene Ledenvergadering bedoeld in artikel 10, lid 1. van de Statuten moeten in elk geval voorkomen:  

    • notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering;
    • jaarverslag secretaris;
    • jaarverslag penningmeester;
    • vaststelling van de contributie en begroting voor het komende jaar;
    • bestuursverkiezingen;
    • verslag en benoeming van de Commissie van Onderzoek;
    • installatie nieuwe bestuursleden;
    • rondvraag.

    De agenda voor deze vergadering dient door het bestuur minstens 3 weken voor de aangekondigde vergadering schriftelijk via de website of de nieuwsbrief aan de leden in kennis worden gesteld.

    Artikel 18. 

    Kandidaatstellingen voor bestuurs- en commissiefuncties anders dan door bestuur gedaan moeten minstens 5 dagen voor de te houden vergadering schriftelijk worden ingediend bij de secretaris. Zij moeten ondertekend zijn door minstens 5 leden (zonder contributieschuld) en vergezeld gaan van een schriftelijke verklaring van de kandidaten, dat zij een eventuele benoeming zullen aanvaarden. 

    Artikel 19. 

    Indien er tijdens de vergadering door de voorzitter of tenminste één stemgerechtigd lid om een schriftelijke stemming wordt gevraagd in de zin van artikel 13 lid 3 van de Statuten, wordt er uit de leden een "Stemcommissie" benoemd, die bestaat uit twee leden die geen lid zijn van het Bestuur. Zij bepalen de aanwezige stemgerechtigde leden, de aanwezigheid van eventuele volmachten, de wijze van stemmen en controleren de geldigheid van de uitgebrachte stemmen. Verlenen van volmacht geschiedt schriftelijk, via email of WhatsApp. Na de stemming maken zij een procesverbaal op met betrekking tot het verloop van de stemmingen tijdens de gehouden vergadering.

    Artikel 20. 

    Op de stembriefjes mag (mogen) enkel voorkomen de naam (namen) van de kandidaat (kandidaten), daar anders deze stemmen ongeldig zijn. 

    Stemmen die ongeldig zijn, worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Ongeldig zijn:  

    • niet ingevulde stembriefjes;
    • stembriefjes waarop de naam van een persoon niet duidelijk is vermeld;
    • stembriefjes waarop meer namen voorkomen dan het te verkiezen aantal personen bedraagt;
    • ondertekende stembriefjes;
    • stembriefjes met namen van personen die niet verkiesbaar zijn. 

    Geldmiddelen: 

    Artikel 21

    De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

    • contributie van leden en aspirant leden; 
    • andere inkomsten. 

    Artikel 22. 

    De contributie wordt vastgesteld door het bestuur en aan de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd.

    Artikel 23. 

    Naast de heffing van de door het bestuur vastgestelde contributie kent de vereniging een door het bestuur en de Algemene Ledenvergadering vastgestelde ‘Activiteitenbijdrage’. De hoogte van deze bijdrage is geregeld in het ‘Activiteitenreglement’. Hierin staat beschreven op welke wijze men door het verrichten van werkzaamheden/taken binnen de vereniging de Activiteitenbijdrage weer terug kan krijgen.

    Artikel 24. 

    De wijze van inning van de contributie wordt vastgesteld door het bestuur.

    De minimum bijdrage van de begunstiger wordt door het bestuur vastgesteld.

    Maatregelen: 

    Artikel 25. 

    Recht van schorsing:  

    1. het bestuur heeft het recht om leden, die na een schriftelijke of een emailaanmaning hun financiële verplichtingen en/of hun verenigingsverplichtingen niet nakomen, te schorsen;
    2. het bestuur heeft het recht om leden, die na herhaalde schriftelijke of emailaanmaning hiertoe, hun financiële verplichting niet nakomen, wegens wanbetaling te royeren, doch niet voordat van tevoren bij aangetekend schrijven tot betaling is gesommeerd;
    3. het bestuur heeft tevens het recht leden wegens wangedrag te schorsen.

    Artikel 26.

    De sanctie die het bestuur naast de genoemde schorsing op kan leggen bij de onder artikel 25 van het Huishoudelijk Reglement genoemde overtredingen met betrekking tot het niet nakomen van financiële verplichtingen, is tevens dat men vanaf dat moment niet meer gerechtigd is aan wedstrijden en activiteiten van de vereniging deel te nemen tot het moment dat de betalingsachterstand ingelopen is.  

    Artikel 27. 

    Wordt het een negental van de vereniging onmogelijk gemaakt een wedstrijd te spelen door zonder kennisgeving wegblijven van enkele spelers en wordt hiervoor door de bond een boete opgelegd, dan kan deze boete hoofdelijk over de betreffende speler(s) worden omgeslagen.

    Artikel 28. 

    Door de KNBSB ten gevolge van strafzaken aan de vereniging opgelegde betalingen kunnen door het bestuur aan de betreffende leden worden doorberekend.

    Artikel 29. 

    Alle opgelegde boetes en andere bepalingen genoemd in artikel 27 en 28 en moeten worden voldaan tegen kwitantie. Bij weigering van betaling is artikel 25 van het Huishoudelijk Reglement van toepassing.

    Bepalingen ten aanzien van wedstrijden en teambegeleiding: 

    Artikel 30. 

    Het bestuur is gemachtigd maatregelen te nemen ter handhaving van de orde bij wedstrijden en trainingen.

    Artikel 31. 

    De coach is te allen tijde verantwoordelijk voor zijn team gedurende de wedstrijden. Hij is verplicht de gebruikelijke formulieren op een door de wedstrijdsecretaris van de vereniging vast te stellen tijdstip volledig ingevuld bij hem te bezorgen, danwel volgens de richtlijnen van de KNBSB elektronisch aan te leveren. Bij afwezigheid van de wedstrijdsecretaris dient hij de gebruikte formulieren aan de uitslagendienst van de KNBSB door te geven.

    De coach is jaarlijks vóór 31 december verplicht een jaarverslag in te leveren bij de secretaris.

    Artikel 32. 

    Wedstrijdspelers en coaches zijn verplicht in alle door de KNBSB of door de vereniging uitgeschreven wedstrijden het volledige, door het bestuur voorgeschreven clubkostuum te dragen.

    Sponsorbepalingen: 

    Artikel 33. 

    Spelers/speelsters en staf van de vertegenwoordigende eerste teams verplichten zich de naam van een door het bestuur toegelaten sponsor te dragen op (onderdelen van) hun kleding, indien er sprake is van een door het bestuur en de KNBSB goedgekeurde naamsverbinding aan de vereniging.

    Artikel 34. 

    Indien een team een teamsponsor verwerft, is naamsverbinding niet toegestaan. 

    De naam of het logo van de sponsor kan worden aangebracht op (onderdelen van) de kleding:  

    • uitsluitend na toestemming van het bestuur;
    • indien de betreffende kleding(stukken) verstrekt worden door de teamsponsor. 

    Overeenkomsten met derden: 

    Artikel 35. 

    Elke overeenkomst met derden dient door het bestuur te worden vastgelegd in een overeenkomst, waarin doel en aard van de afspraken is bepaald.

    Slotbepalingen: 

    Artikel 36. 

    Veranderingen in dit Huishoudelijk Reglement, welke niet in strijd mogen zijn met de Statuten, kunnen enkel door een Algemene Ledenvergadering worden aangebracht met tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen. De voorgestelde wijzigingen moeten op de agenda worden vermeld. 

    Artikel 37. 

    Dispensatie van een of meer bepalingen van het Huishoudelijk Reglement, mits niet in strijd met de Statuten en andere wettelijke bepalingen, kan door een Algemene Ledenvergadering worden verleend met 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

    Artikel 38. 

    Het bestuur beslist in alle gevallen waarin door de Statuten en Huishoudelijk Reglement van de vereniging niet is voorzien.