In dit privacybeleid is opgenomen op welke wijze dagelijks binnen de HSV Gryphons wordt omgegaan met persoonsgegevens en privacy en wat wettelijk wel en niet verantwoord is.

Contactgegevens:
  Honkbal en Softbal Vereniging Gryphons
  Groote Vlietlaan 61
  5245 PB Rosmalen - NL
Postadres:
  p/a: Citadellaan 11 
  5212 VA  ’s-Hertogenbosch - NL
Tel.-nr.: +31(0)73 822 1968
emailadres: privacy@gryphons.nl
Inschrijving KvK: 40215523

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie met onze leden, vrijwilligers en geïnteresseerden. We zijn verplicht om zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoons-gegevens. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met deze per-soonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

 1. Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 is de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG), in werking getreden, samen met de bijbehorende uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wet Bescherming Persoons-gegevens (Wbp) en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor personen en organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

• Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
• Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
• Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon. Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffect-beoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
• Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

 2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle medewerkers, vrijwilligers en kaderleden van HSV Gryphons. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen HSV Gryphons plaatsvinden.

 3. Verantwoordelijke

HSV Gryphons is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens haar worden uitgevoerd.

 4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking: verzamelen (vastleggen en ordenen), bewaren (bijwerken en wijzigen), opvragen (raadplegen, gebruiken), verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen, samenbrengen (met elkaar in verband brengen), afschermen (uitwissen of vernietigen) van gegevens. Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Omschrijving van de doeleinden zijn terug te vinden in het Interne Privacystatement van HSV Gryphons.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepas-sing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• om een verplichting na te komen die in de wet staat,
• voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was,
• om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden,
• voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak,
• wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. HSV Gryphons zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Hiervoor heeft HSV Gryphons een verwerkersovereenkomst afgesloten met de organisatie SportLink die o.a. de ledenadministratie voor HSV Gryphons verwerkt. Daarnaast beveiligt HSV Gryphons alle persoonsgegevens die zij zelf in het bezit heeft. Dit moet voorkomen dat de persoons-gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft en hiervoor niet is geautoriseerd. Hoe dit uitgevoerd wordt staat in het informatiebeveiligingsbeleid.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
HSV Gryphons geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

 5. Transparantie en communicatie

Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)
HSV Gryphons informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan HSV Gryphons verstrekken, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop met de persoonsgegevens om zal worden gaan.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze gegevens voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering
HSV Gryphons bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel waarvoor ze werden verstrekt, worden deze zo snel mogelijk verwijderd.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan HSV Gryphons te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij HSV Gryphons om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan HSV Gryphons te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. HSV Gryphons zal hieraan moeten voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via email naar de vereniging worden verzonden. Na ontvangst van het verzoek heeft de vereniging vier weken de tijd om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen die vier weken zal HSV Gryphons laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij HSV Gryphons of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, verzoeken wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Voor bescherming van uw privacy schermt u de pasfoto, de MRZ zone (strook met nummers onderaan het paspoort) en het Burgerservicenummer af of maakt deze onherkenbaar. Uiteraard wordt de kopie van uw identiteitsbewijs direct na inzage vernietigd.

 6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)
HSV Gryphons maakt bij het verweken van gegevens geen gebruik van profilering.
HSV Gryphons maakt bij het verweken van gegevens geen gebruik van big data en tracking.

 7. Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

HSV Gryphons is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan HSV Gryphons de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, indien mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van de soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. HSV Gryphons voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
HSV Gryphons heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de werkgroepen overneemt. De werkgroepen binnen de vereniging, zoals de Technische Commissie, hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en richtlijnen op het gebied van privacy. Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de vereniging: privacy@gryphons.nl

Datalekken (Artikel 33, 34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt HSV Gryphons dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt HSV Gryphons dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

 Afsluiting

Als HSV Gryphons een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de vereniging worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het bestuur van de vereniging conform de vigerende wetgeving.

 Disclaimer:

Dit privacystatement is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.